עסק מאורגן הוא עסק עם פוטנציאל גדול יותר להצלחה-חלק א
מרגישים קושי בניהול זמן ומשימות בעסק? טובעים ברשימת המטלות ומרוב עצים לא רואים את היער? יודעים שיש לכם מוצר או שרות מנצחים והמכירות בכל זאת עומדות במקום? אז מה באמת תוקע את העסק ומונע ממנו לנסוק קדימה?
זה הדבר הבסיסי המרכזי- תשתית ארגונית סדורה שתאפשר לכם ניהול זמן ומשימות באופן יעיל, פרודוקטיבי ושיטתי, כך תוכלו להגיע למשימות יומיות /שבועיות הנגזרות בתכנית עבודה שנתית/רבעונית וחודשית. תשתית עסק מאורגנת מאפשרת לעסקים להגיע ליעדים, לממש אותן כתוצאות המוגדרות בזמן ותחום אחריות.לעתים
עבודה אפקטיבית יעילה תעזור לכם להגדיל את כמות התוצרים שלכם ואת איכותם, כך תוכלו להעלות את רמת הרווחיות וגם לשלוט בעסק ובחיים מתוך הגשמה ומימוש ולא לתת להם להשתלט עליכם.
היום אגדיר את ככלי הזהב שיאפשרו לכם להתחיל בכך.
כלל ראשון: הפרידו בין חיים פרטיים לחיים עסקיים-והקצו להם זמן מוגדר ביומן
קביעת סדר עדיפויות בחיים הפרטיים והעסקיים תסייע לכם להקצות נכונה את הזמן והמועד למימוש אפקטיבי הטמיעו ביומן משימות רוטינה שגרתיות כגון: חוגים, קניות, קורסים.....שלכם ושל הילדים
אל תשכחו להקצות ביומן זמן איכות לעצמכם כגון: ספורט, פגישות עם חברים, שופינג, חופשה ועוד, אם לא נתמרץ ונתגמל את עצמנו בזמן איכות פרטי ביומן, המצברים האנרגטיים שלנו יתרוקנו ונתקשה לממש משימות עסקיות. לכן הקפדה על איכות חיים: שינה, תזונה טובה, ספורט, פעילות פנאי חברים ומשפחה
תאפשר לכם לאזן בין משימות פרטיות למשימות בעסק
כלל שני: עבדו בעסק מתוך תכנית עבודה שנתית, רבעונית, חודשית ושבועית
ההבדל בין עסק מנוהל למתנהל הוא מידת השליטה שלכם בהגעה ליעדים ותוצאות שהצבתם דרך משימות, הדבר אפשרי רק אם פועלים במסגרת תכנית עבודה ברורה המאגדת את כל המטרות והתוצאות שהצבנו לשנה הקרובה, לפי חודשים עד ירידה לשבוע ויום עם הגדרה ברורה אלו משימות יש לבצע כדי לעמוד ביעד, עם מי, מתי ואיך......כל אלו נגזרים לגנט פעילות מסודר, אל תתנו לדינמיקה של העסק לנהל אתכם מתוך אימפולסיביות, ומטר משימות בלתי צפויות שנוחתות עליכם מכל עבר ואתם במטווח ירייה....קחו שליטה על התהליך בגיבוש תכנית שנתית ברורה ומפולחת, תוך הגדרת גבולות אחריות-ביצוע משימות לכפיפים למימוש יעדים-מול- תוצאות והטמעתן בלו"ז אבני דרך בגנט כדי לייצר
מעקב ובקרה אחרי התקדמות ליעד
כלל שלישי: פילוח רשימת המשימות לפי תתי נושאים
כעת משצלחנו את המשימה החשובה של הגדרת תכנית עבודה המתרגמת תכנית שיווק/מכירות/ארגון ועוד לתכנית עבודה עם יעדים-תוצאות ומשימות, ניתן להתחיל לפצח את סוד ניהול הזמן והשליטה ביומן, לשם כך הכינו רשימת משימות שיש לכם בעסק למחר...לשבוע הקרוב לפי תתי נושאים כגון:
משימות ניהול העסק: טלפונים, תכתובות עם לקוחות וספקים, הצעות מחיר, עבודה על אבני דרך בפרויקטים שוטפים, דוחות, שיווק ומכירות ועוד.
משימות ניהול פיננסי- הכניסו ליומן מועדי תשלומים חודשיים, הכנת חומר לרו"ח, זמן לניהול פיננסי של הבית והמשרד, מעקב אחר תזרים מזומנים-הכנסות מול הוצאות
משימות הקשורות להתפתחות מקצועית אישית כגון: אירועים, כנסים, תערוכות, הרצאות וסדנאות שנרשמתם אליהם להעשרת הידע האישי
אל תשכחו להקצות ביומן זמן לפסקות להתרעננות במהלך היום, קצרות לקפה וארוכות יותר למפגש
ארוחת צהריים ואולי אף ניצולם להרחבת מעגל הנטוורקינג ופגישות שת"פ
כלל רביעי: מיפוי סוגי המשימות לפי סדרי עדיפויות
מהרגע שקיבצתם את רשימת המשימות לתת נושאים מוגדים הגיע הזמן לתעדף אותן בכל תת רשימה מה חשוב, דחוף והכרחי להמשך העבודה ומה ניתן לעשות בין לבין או מאוחר יותר. המפתח לקביעת סדרי עדיפויות הוא חשיבות המשימה, הערך והתרומה שלה לעסק ותכיפותה, טיפול במשברים שיש עם לקוח או עמידה בדד ליין שהוגדר מראש דוחים הכל, ולכן נקצה להם את הזמן המוקדם הראשון הפנוי ביומן-בבוקר כדי לוודא שנעמוד ביעד שהובטח ללקוח או ניצור עימו קשר דבר ראשון על הבוקר כדי להבהיר לו שטיפול במשבר שלו הוא בסדר העדיפויות הגבוהה שלנו, כל משימה הכרוכה בסכנת איבוד לקוח בגין אי עמידה בלוחות זמנים שהובטחו לו או באי פתרון בעיות שרות/אספקה ועוד
הן משימות בעדיפות עליונה שיש להתמודד אתן עכשיו ומיד. בעוד כתיבת מיילים כלליים, טלפונים שוטפים או דוחות מכירות ועוד הקשורים לרוטינה של העסק אותם ניתן לבצע בכל שעה, מוטב לדחות לסוף יום העבודה מאחר ואינן דחופות. הקפידו להאציל סמכויות ולהוריד מכם עבודה
אל תשכחו שמשימות כגון גלישה סתם באינטרנט, לפייסבוק היא סתם בזבוז זמן יקר אם היא בתוך שעות העבודה, ותחביבים, פנאי ותחזוקת היחסים הבינאישיים במערכות שלנו-אלו משימות שיכולות להידחות
לסוף היום
