עסק מאורגן הוא עסק עם פוטנציאל גדול יותר להצלחה-חלק ב

בחלק הראשון סקרנו את כללי הזהב לעסק מאורגן שצומח תודות לניהול זמן ומשימות הגדרנו את השלבים המקדמיים מבחינת הערכות ושיטת מיפוי ופילוח המשימות לפי סדרי עדיפויות, כעת ניתן להתחיל להטמיע כללי זהב ליישום וביצוע שלהן בזמן אפקטיבי וראלי שלא ידחה למחר....מחרתיים ויעקב את העמידה בתוצאות שאתם רוצים לראות בעסק

כעת ניתן להתחיל להטמיע ביומן את משימות ניהול העסק לפי סדרי עדיפויות כדי שישתלב בהרמוניה עם שאר המטלות הפרטיות שלכם

כלל חמישי: הכניסו צבע ליומן לזיהוי סוגי משימות וסדרי עדיפויות

זה הזמן להשתמש בטכניקה של זיהוי תכיפות וסוג המשימה לפי צבעים, אני אישית אוהבת לעבוד עם יומן גוגל, ולהקצות סקלת צבעים ייעודיים לזמן פרטי ולזמן עסק,ובזמן העסקי לייעד צבעים באותה סקלה לפי תכיפות, ותעדוף...אדום-דחוף ביותר, כתום-צריך לבצע היום, צהוב משימה שהיא רוטינה.

הכניסו ליומן תזכורות למשימות-וגם לטלפון הסלולרי...כדי שתעמדו בלוחות הזמנים שהקצתם לכל משימה.

כלל שישי: הטמיעו עד 3 משימות ראליות ברות ביצוע ליום

זו לא חכמה לפוצץ את היומן במשימות לא ראליות לביצוע היוצרות תסכול ואי עמידה ביעדים,קחו את תכנית העבודה השנתית, פרקו אותה ליעדים-תוצאות ברמה חודשית, כל חודש הגדירו יעד מרכזי אחד מול תוצאה, וכעת קחו את החודש ופרקו את היעד לתת יעדים לכל שבוע.

זכרו להקצות את הזמן לפעילויות רוטינה של שגרת חייכם הפרטיים ביומן, וכעת שלבו עד 3 משימות ראליות לכל יום אש תאפשרנה לכם לעמוד ביעד השבועי.

הקפידו להטמיע זאת בדפי מיקוד יומיים ושבועיים ולעבוד עם לוח ניהול משימות שיהיה תלוי גם מולכם במשרד ולא רק במחשב, סמנו במרקר צבעוני משימות שהשלמת במהלך היום-כדי שיהיה לכם ברור מה נותר לבצע.

כלל שביעי: ארגנו סביבת עבודה אפקטיבית ויעילה

הידעתם שמשרד מאורגן חוסך לכם הרבה זמן בחיפוש אחר מסמכים, הצעות מחיר, דוחות שתייקתם בעבר וכהנא וכהנא, היצמדות לשיטת עבודה אפקטיבית במשרד המעוצב בהתאם, תסייע לכם לעמוד במשימות שהגדרתם.

ראשית גבשו לעצמכם שיטת עבודה לתיוק חומרים בצורה מוגדרת ועקבית במחשב/ובענן כך תוכלו לגשת למידע מכל מקום בזמן קצר, הדבר יאפשר לכם להגיב בזמן אמיתי לשיחות עם לקוחות או ספקים המצריכים עיון במסמך ששלחתם קודם לכן במקום לא לתת מענה מיידי-ולתאם שיחה נוספת עד שתמצאו את הצעת המחיר לדוגמה ששלחתם ללקוח אמש....סתם בזבוז זמן. הקפידו להכין על השולחן מגשי פיזור לחומר ששלחתם ללקוחות השבוע, כגון הצעות מחיר/הזמנות עבודה -משימות הקשורות לסגירת עסקאות וגיוס לקוחות כדי שיהיה זמין מולכם גם פיזית.

כלל שמיני: נהלו פגישות עבודה אפקטיביות

המפתח לפגישות עבודה אפקטיביות ויעילות הוא היערכות מוקדמת מיקוד, והאויב המרכזי של יעילות היא הסחות דעת, הפרעות, חוסר קשב וריכוז...אלו משתלטים על סדר היום ומונעים מאתנו להתנהל מול היעדים והמשימות שהגדרנו.

הקפידו לייצר סביבת עבודה שקטה לפגישה ללא הסחות דעת של מבקרים, קולגות, בני משפחה....הדבר יכול לגזול זמן מיותר שיכול היה להיות מוקצה להשלמת עוד משימה בלו"ז היומי, אם אתם עצמאיים. העובדים מבתי קפה ההמלצה שלי שתעשו זאת בשעות שהבית שלכם מאויש ע"י בני משפחה והעדיפו לעבוד מהבית בשעות הבוקר-צהריים כשהוא ריק. אם אתם עובדים במשרד בעסק, הקפידו לסגור דלת כאשר אתם נפגשים כדי להתרכז בפגישה.

דאגו להיערך לפגישה מראש, שלחו את הנושאים למוזמנים, הגדירו להם משימות לפגישה, בקשו שהתוצרים שהכינו ישלחו מראש טרום הפגישה כדי שכל המשתתפים יעיינו בהם מראש ויכינו תובנות או המלצות לשיפור לשיח בפגישה. נהלו פגישה קצרה וקולעת, בה הקצו משימות לביצוע לכל משתתף עם לו"ז מוגדר להשלמת המשימה.

כלל תשיעי: הימנעו מהסחת דעת ושמרו על מיקוד

הידעתם שהטלפון הסלולרי הפך להיות מקור מרכזי להסחת דעת? הקפידו על טלפון שקט בפגישות או עבודה על משימות חשובות, תמיד תוכלו לחזור למי שהתקשר בתום הפגישה, קבעו קוד שליחת SMS הודעה עם אפיון הבעיה עם לקוחותיכם למקרים דחופים, כך תוכלו לקבל החלטה אם השיחה מצדיקה הפסקת המשימה עליה אתם עובדים כעת, כדי להימנע משיחות ארוכות עם לקוחות דברו בעמידה ולא בישיבה כשנוח ונעים וחתרו לתוצאה בשיחה כך השיחה תהפוך לאפקטיבית וקצרה. אל תשכחו לשלוח סיכום שיחה במשפט קצר במייל כדי לוודא שמה שנאמר גם יעשה.

אל תשכחו להיצמד ללו"ז היומי ולהקפיד על שולחן נקי, מומלץ לבדוק מיילים אחת לשעה, אחרת תגובה על כל מייל הופכת להסחת דעת ומוציאה אתכם מביצוע המשימה עליה אתם עובדים כעת.

כלל אחרון: רתמו את הטכנולוגיה לסייע לכם להתנהל באפקטיביות

בעידן הטכנולוגי בו הטלפון הסלולרי הוא בעצם המזכירה/עוזרת הווירטואלי, מומלץ לנצל את כל האפליקציות העומדות לרשותכם לתכנון, תזמון וניהול משימות ולא רק לתזכורות. היום ניתן להיעזר באפליקציות ניהול יומן חכמות שמקצרות תהליכים וחוסכות המון זמן, בחרו את זו המתאימה לכם והטמיעו אותה בשיטת ניהול העסק.